Elli Federley, Jan Jansson, Heini Lankia, Elli Marjanen, Elina Salmi ja Erika Väänänen
Kohti hyvinvoivaa ja laadukasta lukiota -hanke on 11 yksityiskoulun yhteishanke, jossa koulut rakensivat laatujärjestelmät tukemaan toiminnan laadun varmistamista ja kehittämistä. Työhön osallistui joka koulusta useampia “laatutuutoreita”, jotka aktivoivat omaa kouluyhteisöä laatutyöhön ja työskentelivät toisten koulujen laatutuutorien kanssa. Hankkeessa mukana olivat Maunulan, Kulosaaren, Töölön, Herttoniemen, Oulunkylän, Apollon ja Helsingin uusi yhteiskoulu sekä Arkadian ja Helsingin yhteislyseot, Helsingin Rudolf Steiner -koulu ja Englantilainen koulu.
1. Mikä on laatujärjestelmä?
Ensimmäinen mielikuva korkeasta laadusta on usein teollisen tuotannon samanlaisena toistuva suoritus, mikä kuvaa huonosti hyvää työtä koulumaailmassa. Laatu tarkoittaa kuitenkin pohjimmiltaan sitä, että valmistettava tuote tai palvelu vastaa sille asetettuja odotuksia. Laatutyössä laatua kehitetään tarpeiden mukaisesti. Raamit ja velvoittavat tavoitteet koulun työlle asettavat lainsäädäntö ja opetussuunnitelmat. Lisäksi odotuksia asettavat niin opiskelijat, huoltajat kuin kansalaisetkin.
Laatujärjestelmällä pyritään varmistamaan, että tavoiteltu laatu saavutetaan ja laatupoikkeamien määrä pysyy siedettävällä tasolla. Koulun laatujärjestelmä sisältää erilaisia toimintaohjeita tähän, mutta laatujärjestelmän voi koostaa monella tavalla.
Vain luettavaksi kirjoitettu suunnitelma tulee luettua.
Laatujärjestelmään voi kuulua eri tasoille ja käyttötarkoituksiin suunnattuja dokumentteja. Näitä ovat lakisääteiset suunnitelmat kuten opetus- ja ohjaussuunnitelmat ja lukuvuosisuunnitelma. Usein koululla on myös esimerkiksi opettajan opas tai opinto-opas, joissa tarkennetaan esimerkiksi koulun opetusjärjestelyitä, viestintäkäytänteitä tai oppimisen arvioinnin tapoja.
Opettajan opas on opettajan toiminnan laatutekijöiden kuvaus.
Tärkeä osa laatujärjestelmää on myös koulun toiminnan arviointi, joka voi sisältää esimerkiksi opiskelijapalautteita, työhyvinvointikyselyitä, työryhmien oman työn reflektointia tai esimerkiksi hakijamäärien seuraamista. Tärkeää on myös käsitellä arviointien tulokset.
2. Miten laatujärjestelmä laadittiin kouluissa?
Jokainen yksityiskoulu on kuin pieni kunta, joka vastaa yleensä itse opetuksen järjestämisen lisäksi kaikista muistakin koulun toiminnoista kuten koulukiinteistöstä. Jokainen hankkeessa mukana olleista kouluista on tehnyt laatutyötään hieman eri tavoin, omista lähtökohdistaan, yhteistyötä hyödyntäen.
Laatujärjestelmien kehitystyössä hyödynnettiin ammattilaisten apua. Arter Oy:n konsultit perehtyivät olemassa oleviin säädöksiin ja ohjeisiin koulun laatutyön taustalla sekä tutustuivat eri koulujen olemassaolevaan laatutyöhön. Alkukartoituksen pohjalta laadittiin kolme mallia koulun laatujärjestelmän rakenteesta, joista on kaksi esimerkkiä kuvissa 1 ja 2.
Kuva 1 : Kevyt laatujärjestelmä rakentuu vahvasti PDCA eli Plan-Do-Check-Act -syklin varaan. Toiminta suunnitellaan ja toteutusta varten pitää olla ohjeita, tuloksia arvioidaan ja tuloksista vedetään johtopäätöksiä, jotka vaikuttavat suunnitelmiin jatkossa. Kuva: Arter
Kuva 2 : Suurin osa kouluista hyödynsi keskivahvaa mallia oman laatujärjestelmänsä pohjana. Mallia sovitettiin eri kouluissa muokkaamalla esimerkiksi otsikoita kuvaavammiksi ja erottamalla opiskeluhuolto omaksi alaotsikoksi. Kuva: Arter
Useimmissa kouluissa toimittiin hankkeen alussa jo likimain kevyen laatujärjestelmän mukaisesti. Keskivahvaa laatujärjestelmää pidettiin useissa kouluissa hyvänä lähtökohtana laatujärjestelmän kehittämiseen.
Laatujärjestelmän rakentaminen kouluissa alkoi koostamalla koulun olemassaoleva ohjaus- ja arviointimateriaali ja jakamalla se laatujärjestelmään otsikoiden alle. Kouluilla oli valmiina materiaalia useisiin osiin, mutta erityisesti opetustyötä ja opiskeluhuoltoa ohjaavaa dokumentointia sekä opiskelijapalautteeseen keskittynyttä arviointitoimintaa.
Mitä dokumenttia koulussa aina etsitään kissojen ja koirien kanssa? Sen pitäisi olla laatujärjestelmässä!
Useissa kouluissa ongelmana laatutyössä on ollut keskeisten dokumenttien hajanainen säilytys. Sovitut käytänteet eivät toteudu, jos sopimukset eivät ole kaikkien käytettävissä. Jos dokumenttien säilytys ei ole järjestelmällistä, oleellinen dokumentti voi myös hävitä vaikkapa työpaikan vaihdoksen yhteydessä.
Dokumentti, joka on vain yhden opettajan kansiossa, menee myös sairaslomalle, kun opettaja menee.
Nykyisten dokumenttien siirtäminen laatujärjestelmään paljasti myös puutteita. Joskus ilmeni tarvetta täydentää laatujärjestelmää uusilla dokumenteilla ja joskus tarve vain tehdä näkyväksi jo olemassaolevia käytänteitä, jotta varmistetaan niiden toteutuminen.
2.1 Laatukäsikirjan rakenne-esimerkkejä
Helsingin Uudessa yhteiskoulussa (HUYK) laatujärjestelmä nimettiin laatukäsikirjaksi ja se rakennettiin keskivahvan mallin pohjalta. Kuvassa 3 näkyy laatukäsikirjan sisällysluettelo sekä kuvassa 4 ote luvusta 2. Käsikirja laadittiin taulukkodokumenttina, jossa sisällysluettelo on omalla välilehdellään ja kukin pääluku (1-6) omallaan. Käsikirjaan on luetteloitu ja osin linkitetty jo olemassa olevat koulun toimintaa ohjaavat dokumentit kuten säädökset, suunnitelmat, ohjeet, lomakkeet, kyselyt ym. Tärkeää on myös, että taulukossa on tieto kunkin dokumentin vastuutahosta, päivittämisestä ja sijaintipaikasta. Inventoidessa myös mahdolliset puutteet ja päivitystarpeet tulevat esille.
Kuva 3 : HUYKin laatukäsikirja noudattaa rakenteeltaan hiukan sovellettuna keskivahvaa laatujärjestelmän rakennetta. Kuva: HUYK
Kuva 4 : Laatukäsikirjan yhteen lukuun on koottu linkit aiheeseen liittyviin dokumentteihin, tieto päivitysajasta sekä vastuuhenkilöistä. Kuva: HUYK
Laatukäsikirjalle on myös oleellista valita ylläpitäjä. Ylläpidosta HUYK:ssa vastaa koulun johtoryhmä. Itse laatukäsikirja on tallennettu jaettuun kansioon ja se on koko henkilökunnalle nähtävillä oppilaitoksen intrassa.
3. Hankkeessa kehitettyjä laatutyökaluja
Hankkeen yksitoista koulua ovat toteuttaneet laatujärjestelmän hyvin eri tavoilla. Seuraavassa esitetään joitakin kouluissa käytössä olevia työkaluja.
3.1 Arviointisuunnitelma tuo laatutyöhön järjestystä
Oulunkylän yhteiskoulussa laadunhallinta perustuu lukuvuosisykliin. Lukuvuoden alussa tehdään tiimien ja muiden eri tahojen tietojen pohjalta arviointisuunnitelma. Arviointisuunnitelmassa käytetään ns. liikennevalomallia, jossa erilaiset laadunarvioinnit merkataan värikoodein arvioinnin toteutumisen mukaan (kuva 5).
Kuva 5 : Arviointisuunnitelmassa on käytössä liikennevalot, jotka korostavat onnistumiset ja nopeaa puuttumista vaativat havainnot. Kuva: OYK
Arviointisuunnitelma hyväksytään koulun johtoryhmässä. Vuoden mittaan arviointien keskeiset tulokset, kehittämiskohteet ja -toimet käsitellään sovitulla tavalla ja merkataan arvioinnin vuosikelloon eli arviointityökalu Arviin (kuva 6). Lukuvuoden lopuksi koulun laatukoordinaattori tekee vuosittaisen arviointiraportin, jossa käydään läpi lukuvuoden keskeiset tulokset ja pohditaan kehittämistä vaativat asiat tulevalle lukuvuodelle. (kuva 7)
Kuva 6 : Arvioinnin vuosikellossa on omat sarakkeet erilaisille johtopäätöksille arviointitoimista. Samaan paikkaan kootut havainnot auttavat suunnittelemaan toimenpiteitä ja seuraavaa vuotta. Kuva: OYK
Kuva 7 : Arviointiraportin laatimista lukuvuoden päätteeksi helpottaa tulosten järkevä koostaminen lukuvuoden aikana. Kuva: OYK
3.2 Vuosikellossa on valmis tehtävälista lukuvuodeksi
Kulosaaren yhteiskoulussa laatujärjestelmä rakennettiin kokonaan vuosikelloajattelun ympärille: Sheets-taulukon muotoon laaditun järjestelmän kaksi tärkeintä välilehteä ovat laadun vuosikello sekä johdon vuosikello.
Kuva 8: Laadun vuosikello ohjaa pysähtymään olennaisten mittarien äärelle lukuvuoden eri vaiheissa. Kuva: KSYK
Laadun vuosikelloon (kuva 8) on kirjattuna kaikki asiat, joiden ääreen pitää pysähtyä lukuvuoden aikana. Arvioitavia asioita ovat esimerkiksi opiskelijaksiotto, jota arvioidaan yhteishaun tulosten avulla, sekä opiskelijoiden hyvinvointi, jota mitataan erillisellä hyvinvointikyselyllä. Laadun vuosikellossa arvioitavan asian kohdalle kirjataan vastuuhenkilö sekä paikka, jossa tulokset käydään läpi. Keskeisenä laadun periaatteena on siis tiedolla johtaminen.
Vuosikelloon kirjataan myös arvioinnista ilmenevät onnistumiset, kiireettömät ja kiireelliset kehityskohteet sekä niitä korjaavat kehitystoimet aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen.
Ei mitata mittaamisen ilosta, vaan kerätään tietoa kehittämisen tueksi.
Kuva 9: Johdon vuosikellossa on listattuna kaikki ne asiat, jotka pitää hoitaa lukuvuosittain. Kun vastuuhenkilö on hoitanut asian, merkitään rasti ruutuun. Kuva: KSYK
Johdon vuosikelloon (kuva 9) on kirjattu vuosittaiset tapahtumat kuten lukuvuoden tapahtumat sekä päivitettävät dokumentit. Täälläkin jokaisen rivin kohdalle on merkitty vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö myös kirjaa tarpeelliset huomiot tapahtuman onnistumisesta dokumenttiin tapahtuman jälkeen.
Vuosikellorakennetta hyödynnettiin myös Herttoniemen yhteiskoulussa. Hankkeen aikana pisimmälle päästiin opinto-ohjaajan vuosikellon kanssa, joka toteutettiin Planner-ohjelmassa. Vuosikelloon on merkitty eri työtehtävät periodeittain ja vuosiasteittain jaoteltuna. Työtehtäviin on linkitetty ohjeet ja valmiit Wilma-viestipohjat. Vuosikello on tärkeä työväline, joka on käytössä päivittäin. Sen avulla myös uusi opinto-ohjaaja saa nopeasti käsityksen työtehtävistään ja voi hyödyntää valmista materiaalia.
3.3 Ryhmänohjaajien materiaalipankki helpottaa työtä
Ryhmänohjaajat joutuvat selvittämään ajankohtaiset opiskelijoille tiedotettavat asiat ja suunnittelemaan useita lukuvuoden kulkuun kuuluvia tapahtumia, joista useat toistuvat samanlaisina joka vuosi. Muistettavaa kertyy kuitenkin paljon.
Ryhmänohjaajan materiaali päivittyy joka vuosi, vaikka käyttäjä näkee sen vain joka kolmas vuosi.
Töölön yhteiskoulussa on luotu kunkin vuosiasteen ryhmänohjaajille oma Google Classroom (kuva 10), johon kootaan tärkeät päivät kuten yo-kirjoituspäivät, juhlapäivät ja ilmoittautumispäivät. Lisäksi Classroom sisältää ideoita ja neuvoja ryhmäytymis- ja retkipäiviin, materiaaleja ryhmänohjaajan tuokioihin sekä tapahtumien kuten vanhojen tanssien järjestelyihin. Materiaaleja koostetaan ja muokataan ryhmänohjaajien yhteistyössä ja seuraavana lukuvuonna materiaalipankin hallinnointi siirtyy uusille opettajille.
Kuva 10 : Ryhmänohjaajan materiaalipankki hyödyntää Google Classroomia, jota käytetään myös opetuksessa. Se sisältää esimerkiksi materiaalia ryhmänohjaajan tuokioille. Kuva: TYK
Myös Herttoniemen yhteiskoulussa on havaittu tarve kerätä ryhmänohjaajan materiaalia yhteen paikkaan. Yhteisellä oppaalla ja materiaalipaketilla varmistetaan opiskelijoille laadukas ohjaus. Ryhmänohjaajan oppaasta tehtiin konkreettinen apuväline, joka sisältää esimerkiksi ryhmänohjaajan vuosikellon, kutsupohjat vanhempainiltoihin sekä ohjeita ryhmänohjaajien keskusteluihin ja moniammatillisen tiimin pitämiseen. Oppaasta löytyy myös lukiolaisten eri tukimuodot ja eri henkilöiden roolit tuen antajana sekä tietoa oppivelvollisuuden laajentumisen vaikutuksesta aineenopettajan ja ryhmänohjaajan työnkuvaan.
Kuva 11 : Herykin RO-opas on toteutettu verkkosivuna, josta löytyy esimerkiksi erilinen osio vanhempainilloille ja niihin liittyville materiaaleille. Kuva: Heryk
3.4 Tuen lomakkeisto kokoaa tiedon annetusta tuesta
Herttoniemen yhteiskoulussa on kehitetty Wilmaan lomakkeisto, joka turvaa opiskelijoiden oppimisen tuen laadukkaan järjestämisen. Lomakkeistossa tieto opintojen etenemisestä ja opiskelijan tuen tarpeista ja toteutuneista tukitoimista kulkee kaikille, jotka tietoa työssään tarvitsevat.
Lomakkeiden tavoite on helpottaa tuen tietojen kirjaamista osana perustyötä ja tuoda kirjaukset helposti näkyville tiedon tarvitsijoille. Opettaja pystyy erityisjärjestelytulosteelta näkemään suoraan ryhmäänsä koskevat tuen tarpeet ja erityisjärjestelyt. Opintojaksojen arvioinnin yhteydessä opettaja taas kirjaa kyseisen jakson aikana annetut tukitoimet.
Kuva 12 : Erityisjärjestelytulosteesta opettaja näkee yhdellä silmäyksellä sovitut erityisjärjestelyt ja tuen kirjaukset. Opiskelijoiden nimet peitetty. Kuva: Heryk
Opintojen seurantatulosteelta ryhmänohjaaja näkee ryhmänsä opintojen edistymisen kuten suoritettujen opintojen määrän sekä täydennettävät ja keskeytyneet opinnot. Opiskelijan toteutuneista tukitoimista saa myös tulosteen, joka on liitettävissä Ylioppilastutkintolautakunnalle lähetettävään erityisjärjestelyhakemukseen. Oppimisen tuen lomakkeisto on käytettävissä kaikilla yksityiskoulujen yhteistä Primusta käyttävillä lukioilla.
4. Loppusanat
Laatujärjestelmästä muodostuu kaikissa kouluissa omannäköisensä. Laatujärjestelmän tulee vastata koulun tarpeisiin ja helpottaa arkipäivän työskentelyä. Laatujärjestelmään on hyödyllistä sisällyttää ensimmäisenä sellaiset asiat, joiden toteutuminen on epävarmaa, joiden toteuttamisessa laatu vaihtelee tai joiden toteuttamiseen tekijät tarvitsevat ohjeita.
Laatujärjestelmä vaatii ylläpitoa. Useat ohjeet ja vuosikellot vaativat jokavuotista tarkastelua ja säännöllistä päivittämistä. Ajoittain havaitaan myös uusia tarpeita. Ajoittain on myös hyvä tarkastaa, että olemassaolevia ohjeita edelleen noudatetaan tai vaihtoehtoisesti päivittää ne vastaamaan orgaanisesti muodostunutta käytäntöä.
Jokaisen koulun laatumatka on omannäköisensä, sille lähdetään eri lähtötilanteista ja se on todennäköisesti päättymätön. Myös Kohti hyvinvoivaa ja laadukasta lukiota -hanke nimettiin pitäen mielessä, että hankkeen aikana ei saavuta perille. Laatutyö muodostuu osaksi koulun normaalia arkea, kun laatujärjestelmä on toimiva ja siitä on apua arjessa.
Näin laadit lukion laatujärjestelmän -opas sisältää kokemuksia Kohti hyvinvoivaa ja laadukasta lukiota -hankkeesta ja laatujärjestelmän laatimisesta koulussa. Se julkaistaan tammikuussa Avointen oppimateriaalien kirjastossa (aoe.fi).
Onnea omalle laatumatkallenne!
Laadukkaasti lukioissa – Kvalitet i gymnasietInspiraatioita ja innovaatioita laatuhankkeista – inspiration och innovation från kvalitetsprojekten28.10.2024